bms future energy GmbH · bms ERP · Stand: November 2026
bms future energy GmbH, Freistädter Straße 217a, 4040 Linz, Österreich
E-Mail: future-energy@bmsystems.at
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben angegebene E-Mail-Adresse.
Im Zusammenhang mit der Nutzung von bms ERP verarbeiten wir personenbezogene Daten teils in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und teils als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden.
2.1 Daten, die bms in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet
2.2 Daten, die bms als Auftragsverarbeiter verarbeitet
Für die Daten nach Punkt 2.2 ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Wir verarbeiten sie ausschließlich nach Maßgabe des mit dem Kunden abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.
Wir verarbeiten die unter Punkt 2 genannten Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Wir setzen die folgenden externen Dienstleister ein. Mit den Auftragsverarbeitern unter ihnen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
Für den Versand gilt folgende Reihenfolge: Hat der Kunde in seinem Mandanten einen eigenen Postausgangsserver hinterlegt, wird dieser verwendet — für diese Übermittlung ist der Kunde selbst verantwortlich, und der betreffende Anbieter ist nicht unser Auftragsverarbeiter. Andernfalls versenden wir über Twilio SendGrid. Der Postausgang bei world4you wird für jene E-Mails verwendet, die über unser eigenes Absenderkonto laufen.
Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich nach Maßgabe der Art. 44 ff DSGVO — gestützt auf einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework, oder auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO in Gestalt der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Die Nachweise der eingesetzten Dienstleister werden mindestens jährlich überprüft und auf Anfrage vorgelegt.
Wenn Sie den KI-Assistenten verwenden, senden wir Ihre Anfrage und die zur Beantwortung erforderlichen Geschäftsdaten aus Ihrem Mandanten an Anthropic PBC als Auftragsverarbeiter.
5.1 Was der Assistent tut
Der Assistent ist nicht auf Textausgaben beschränkt. Er kann Daten in Ihrem Mandanten lesen, anlegen und Vorgänge auslösen. Die Funktionen gliedern sich in drei Gruppen:
Der Assistent dient der Unterstützung des Benutzers. Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO: Jede Ausgabe geht an den Benutzer, und jeder Vorgang mit Wirkung gegenüber Dritten — insbesondere der Versand von Rechnungen und Mahnungen — wird erst nach dessen ausdrücklicher Bestätigung ausgeführt. Die inhaltliche Prüfung der Antworten obliegt dem Benutzer.
5.2 Was bei Anthropic geschieht
5.3 Was bei uns bleibt
Chatverlauf und das Protokoll der ausgeführten Aktionen speichern wir in unserer Datenbank in Frankfurt am Main, damit Sie darauf zurückgreifen und nachvollziehen können, was der Assistent verändert hat. Den Chatverlauf können Sie jederzeit selbst löschen; Chatverläufe samt hochgeladener Dateien, die zwölf Monate lang nicht mehr genutzt wurden, löschen wir automatisch. Nach Vertragsende halten wir die Daten für die vertraglich vorgesehene Exportfrist von 30 Tagen bereit und löschen sie danach, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (§ 8 AGB). Das Protokoll der KI-Aktionen wird spätestens nach zwölf Monaten gelöscht.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Beschwerden können Sie bei der österreichischen Datenschutzbehörde einbringen (dsb.gv.at).
Anfragen richten Sie bitte an future-energy@bmsystems.at. Wir bearbeiten sie innerhalb von 30 Tagen. Für die Identifikation genügt uns grundsätzlich die Antwort von der bei uns hinterlegten E-Mail-Adresse.
Wir setzen Cookies und lokale Speicherung in drei getrennten Kategorien ein. Beim ersten Besuch fragen wir Sie über einen Consent-Banner (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich ändern oder widerrufen.
Technisch notwendig, immer aktiv:
Statistik, nur nach Zustimmung: Derzeit setzen wir keine Statistik-Dienste ein.
Marketing, nur nach Zustimmung: Derzeit setzen wir keine Werbe-Cookies und keine Retargeting-Pixel ein.
Herkunft der Registrierung: Kommen Sie über einen Link mit Kampagnen-Angaben zu uns (utm-Parameter, etwa aus einer Anzeige oder einem Newsletter), geben wir diese Angaben in der Adresse an die Registrierung weiter und speichern sie beim angelegten Firmenkonto — ebenso, aus welchem Werbenetzwerk der Klick kam (z. B. Google oder Meta). Die Klick-Kennung der Anzeige reicht die Adresse nur an die Registrierung weiter; gespeichert wird sie nicht. Dafür wird nichts in Ihrem Browser gespeichert. Zweck ist die Messung, welche Kampagnen zu Registrierungen führen; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden mit dem Firmenkonto gelöscht.
Nachweis der Einwilligung: Ihre Auswahl wird im Browser gespeichert und zusätzlich bei uns als Nachweis festgehalten — mit Zeitpunkt, getroffener Auswahl, der Fassung dieses Banners, einer gekürzten Browserkennung und einem mit einem geheimen Zusatz gebildeten Hashwert Ihrer IP-Adresse. Die IP-Adresse selbst speichern wir dabei nicht. Festgehalten werden auch die Ablehnung und der Widerruf. Rechtsgrundlage ist die Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind im TOM-Anhang zum Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben. Im Überblick: verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand durch Datenbank- und Speicheranbieter, Passwörter ausschließlich als bcrypt-Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten verfügbar (freiwillig; für Konten des Plattform-Betreibers verpflichtend), Begrenzung von Anmeldeversuchen anhand der IP-Adresse sowie tägliche automatische Sicherungen mit 30 Tagen Aufbewahrung; hochgeladene Dateien werden zusätzlich stündlich verschlüsselt in einem zweiten Speicher gesichert.